Das Arbeiten im Homeoffice, sei es vollständig oder teilweise, bietet sowohl Mitarbeitern als auch Unternehmern zahlreiche Vorteile. Mitarbeiter schätzen insbesondere die Flexibilität, die erhöhte Konzentration und die eingesparte Zeit für den Arbeitsweg.
Unternehmen wiederum profitieren von einer Reduzierung ihrer Büroflächen und der Möglichkeit, Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort zu beschäftigen. Trotz dieser Vorteile stehen beide Seiten oftmals vor großen Herausforderungen bei der Zeiterfassung. In diesem Artikel werden diese Herausforderungen sowie rechtliche Aspekte aufgezeigt und die besten Lösungsansätze präsentiert.
Die Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitswelt, der sowohl Unternehmer als auch Mitarbeiter vor verschiedene Probleme stellt, insbesondere bei der Arbeit im Homeoffice.
Für Unternehmer erfordert die Einführung und Verwaltung von Zeiterfassungssystemen Zeit und Ressourcen. Die Auswahl der richtigen Tools und Software kann komplex sein, da sie den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen müssen. Zudem müssen die Betriebe sicherstellen, dass die Zeiterfassung den rechtlichen Anforderungen entspricht, insbesondere in Bezug auf Überstunden, Arbeitszeiten und den Vorgaben der DSGVO.
Mitarbeiter stehen ihrerseits vor der Herausforderung, ihre Arbeitszeit im Homeoffice genau zu erfassen. Die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit von entsprechenden Tools sind hier entscheidend, da Mitarbeiter oft nicht viel Zeit investieren möchten, um ihre Arbeitszeiten zu verwalten.
Komplizierte oder ineffiziente Zeiterfassungstools können zu Frustration führen und die Produktivität beeinträchtigen. Die Zeiterfassungstechnologien sollten deshalb möglichst intuitiv und ohne aufwändige Schulungen genutzt werden können.
Darüber hinaus kann die Zeiterfassung ein gewisses Maß an Misstrauen seitens der Mitarbeiter hervorrufen, wenn sie das Gefühl haben, ständig im Homeoffice überwacht zu werden. Um dieses Problem anzugehen, ist eine klare Kommunikation der Arbeitgeber erforderlich.
Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu erklären, warum die Zeiterfassung notwendig ist, anstatt sie als reine Überwachungsmaßnahme darzustellen. In Deutschland sind Arbeitgeber nämlich in erster Linie aus rechtlichen Gründen dazu verpflichtet, solche Systeme zu nutzen.
Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 beschlossen, dass in Deutschland Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Diese Vorgabe gilt unabhängig davon, ob die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Büro oder im Homeoffice verbringen.
Wer mehr über die genauen Vorgaben des Gesetzgebers wissen möchte, findet die entsprechenden Informationen dazu in § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG):
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des
§ 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“
Unabhängig davon gibt es auch zahlreiche weitere wichtige Vorgaben, die im Homeoffice ebenfalls befolgt werden müssen. Dazu zählt die Pausenregelung.
Nach deutschem Arbeitsrecht haben Arbeitnehmer Anspruch auf bestimmte Pausen. Nach einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden beträgt die Pause mindestens 30 Minuten. Wenn Beschäftigte mehr als neun Stunden arbeiten, ist eine Pause von mindestens 45 Minuten vorgeschrieben. Es ist zudem nicht erlaubt, länger als sechs Stunden am Stück ohne Unterbrechung zu arbeiten. Diese Pausen müssen in der Zeiterfassung ebenfalls entsprechend dokumentiert werden.
Wie können diese Vorschriften nun am effektivsten für Mitarbeiter im Homeoffice umgesetzt werden? Wer aktuell noch auf manuelle Zeitaufzeichnungen oder Excel-Listen setzt, sollte als Unternehmer schnellstmöglich eine entsprechende Zeiterfassungs-App im Unternehmen etablieren, mit der die Arbeitszeiten unabhängig von ihrem Standort einfach und schnell erfasst und weiterverarbeitet werden können.
Eine effektive Zeiterfassungs-App sollte verschiedene wichtige Funktionen bieten. Zunächst einmal sollte sie Arbeitszeiten präzise aufzuzeichnen und diese in übersichtlichen Berichten darstellen können. Darüber hinaus sollte die App in der Lage sein, Überstunden zu verfolgen und die Einhaltung von Pausenregelungen zu gewährleisten.
Sie sollte so benutzerfreundlich sein, dass Mitarbeiter problemlos ihre Arbeitszeiten innerhalb kürzester Zeit erfassen können. Integration mit anderen Arbeits- und Projektmanagement-Tools, sowie die Möglichkeit zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen sind ebenfalls wünschenswert.
Eine innovative Möglichkeit bietet zum Beispiel die Arbeitszeiterfassung per Voice App. Alles, was dazu benötigt wird, sind ein Smartphone, ein Konto bei Amazon sowie die App von Alexa.
Mit dem Befehl „Alexa, öffne Zeiterfassung“ wird das Tool einfach gestartet. In weiterer Folge kann dem System mit der Anweisung „Starte meine Zeiterfassung“ mitgeteilt werden, dass nun der Arbeitstag beginnt. Nach dem Feierabend ist es möglich, sich das Arbeitsprotokoll per Mail zusenden zu lassen und noch einmal auf Richtigkeit zu überprüfen. Im Sinne der DSGVO werden die erfassten Arbeitszeiten nach Ablauf des Tages automatisch wieder gelöscht.
Ob nun eine mobile App, ein Online-Zeiterfassungstool oder eine integrierte HR-Software genutzt wird, am Ende gilt es, eine effiziente und unkomplizierte Methode der Zeiterfassung zu finden, welche die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter sowie die rechtlichen Vorgaben berücksichtigt.
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